Электронный документооборот развивается на фоне компьютеризации общества. В первую очередь это касается корпоративной среды и взаимодействия между людьми из B2B и B2C-сферы. Да, отправить бумагу по почте легче, однако печатными бланками продолжают пользоваться.
В каких ситуациях нужно использовать фирменный бланк
Фирменный бланк (ФБ) используется для организации внутреннего и внешнего документооборота в компании. На бумаге есть логотип учреждения, соответствующая цветовая гамма.
Бланки актуальны для оформления:
- приказов и распоряжений вышестоящего руководства;
- коммерческих предложений в B2B- и B2C-секторах;
- отчетности и писем информационного характера при взаимодействии с госучреждениями;
- благодарственных письмах.
Реквизиты и требования к документу
На официальной бумаге есть такие реквизиты:
- лого компании;
- элементы дизайна в фирменной цветовой гамме;
- название организации;
- контактная информация;
- реквизиты ИНН, ОГРН.
Традиционно к дизайну ФБ применяются такие требования:
- формат листа — А4;
- бумага светлых тонов или белого цвета;
- средний шрифт;
- полное название организации с указанием правовой формы;
- юридический адрес компании;
- отступы (сверху и снизу по 2 см, слева – 2.5 см и справа 1 см);
- при наличии нескольких страниц, обязательная нумерация.
Как сделать бланк
Есть несколько вариантов создать бумагу в фирменном стиле.
- Logaster – это онлайн-сервис с русской локализацией. Он подойдет для создания бланка с пользовательским дизайном. Система проведет вас «за ручку» от шага к шагу;
- D-print – веб-сайт со встроенным инструментарием для добавления логотипа компании, текстовых блоков, цветовой гаммы. Графическая оболочка выглядит устаревшей, но функционал справляется с поставленной задачей;
- Word – текстовый редактор подойдет и для создания фирменного бланка. Для этого в пустом файл добавить требуемые реквизиты, или используйте шаблон документа из встроенной библиотеки;
- Canva – бесплатный ресурс с англоязычным пользовательским интерфейсом, множеством шаблонов для создания документа. Взамен созданному объекту, система попросит у вас только зарегистрировать учетную запись.
Если нет времени собственноручно заниматься дизайном официальной бумаги, то передайте задачу дизайнерам или закажите услугу у фрилансеров. Так вы конвертируете свободные часы в малые денежные затраты.
Фирменный бланк – это возможность подчеркнуть официальность документа, способ общения с государственными структурами, партнерами по бизнесу и их клиентами